Ann C Melde
Welche Vorteile hat ein Aktenvernichter?
Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihre brisanten Dokumente, ausrangierten Rechnungen usw. durch Zerreissen vernichten. Da ist Muskelkater vorprogrammiert. Oder Sie müssten Ihre Dokumente durch Verbrennen vernichten . Neben einer erhöhten Schadstoffbelastung in Ihrem privaten Haushalt oder Ihrem Büro, steigt die Gefahr von Bränden stark an. Unsere Politiker würden Schnappatmung bekommen, denn die CO²-Ziele ließen sich nun gar nicht mehr einhalten.
Jeder Haushalt, jedes Unternehmen, ob groß oder klein hat unterschiedlich viele Akten zu verwalten. Weiterhin haben auch Behörden, Ämter und viele Einrichtungen, zu denen ebenfalls Büros gehören, ein hohes Aufkommen an Papieren mit sensiblen Daten. Es könnten insgesamt also Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Schüler- und auch Teilnehmerdaten oder viele andere sein, die nicht in unbefugte Hände gehören, um Datenmissbrauch zu vermeiden. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist müssen Papiere mit empfindlichen Daten vernichtet werden. Auch zwischendurch fallen zu schreddernde Unterlagen an. Durch die Aktenvernichtung zu regelmäßigen Zeiten und unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verbessert sich die Übersicht in den Aufbewahrungsmitteln wie Ordnern, Heftern und anderen Sammelmaterialien. Ältere Akten, die noch aufbewahrt werden müssen, werden oft separat in Archiven untergebracht. Dort wird in aller Regelmäßigkeit geprüft, welche Papiere wann sicher entfernt werden können. Zur sicheren Entfernung bietet sich der Aktenvernichter an. Dieser zerschneidet Papiere zur Unkenntlichkeit in Streifen. Je nach Größe des Aufkommens zu einer Zeitspanne wie Tage, Wochen und Monate wird die Größe der Aktenvernichter gewählt. Einige Unternehmen entscheiden sich durch eine recht große Masse der zu vernichtenden Papiere für die professionelle Aktenvernichtung durch ein hierfür spezialisiertes Unternehmen. Andere hingegen nutzen bevorzugt einen eigenen Aktenvernichter. Die Vernichtung von Datenträgern wie CD´s oder auch Chipkarten gehören oftmals ebenso dazu. Allerdings dürfen diese nicht wie das Papier geschreddert werden.
Kaufkriterien für Aktenvernichter
Um die Vorteile von Aktenvernichtern nutzen zu können, sollten dieser nach verschiedenen Kaufkriterien angeschafft werden. Zu beachten ist beispielsweise, wie viele Bögen Papier verschiedener Papierstärken mit einem Mal durch das Schneidwerk dürfen. Bei der Beratung wird mit Sicherheit auch darauf hingewiesen und nach Erwerb ist der Hinweis auch in der beiliegenden Bedienanleitung zu finden. Die Qualität der Schneidwerke ist auch unterschiedlich, sodass eine Beratung über die verschiedenen Vorteile von Aktenvernichter von Nutzen ist. Eine weitere Frage stellt sich vor allem bei der Ausstattung des Aktenvernichters. Da auch andere Materialien wie Datenträger verschiedener Art vernichtet werden müssen, braucht es oft ein separates Schneidwerk, welches den weit stärkeren Materialien wie zum Beispiel Kunststoff gewachsen ist. Schon im privaten Büro beziehungsweise Arbeitsbereich sind Aktenvernichter mit mindestens zwei verschiedenen Schneidwerken unverzichtbar. Auch hier fallen nicht mehr gebrauchte Datenträger und auch nicht mehr benötigte Chipkarten an, die sensible Daten enthalten und nicht in falsche Hände geraten dürfen. Wie klein das geschredderte Material ausfällt, ist je nach Fertigung des Schneidwerks abhängig.
